La productividad y la colaboración son dos elementos esenciales en cualquier empresa, así que Google ofrece un paquete de herramientas que puedan ayudar a los negocios a ser mejores en diferentes ámbitos. Se llama Google Workspace y en este artículo te vamos a contar todas las aplicaciones que puedes usar y cómo benefician a tu empresa. ¡Vamos allá!
Aplicaciones de Google Workspace
Al contratar Google Workspace, antes conocido como G-Suite, adquieres un conjunto de aplicaciones que aportan soluciones a diferentes problemáticas de tu negocio. Estas son las herramientas mas importantes:
- Gmail: tendrás un correo personalizado de tu empresa del estilo nombre@tuempresa.com. Además, a través de este servicio también se pueden hacer llamadas, videollamadas, chatear, compartir archivos o asignar tareas. En el caso de que tengas otro proveedor de correo y quieras cambiarlo, Gmail te permite realizar la migración de manera sencilla.
- Google Calendar: se integra con el resto de las aplicaciones de Google Workspace, de manera que puedes organizarte muy bien y consultar la disponibilidad de tus compañeros en un determinado momento. Asimismo, te llegará una notificación avisándote de diferentes eventos como reuniones u otro tipo de compromisos.
- Google Drive: te permite almacenar todo tipo de archivos en la nube y a la vez compartirlos con compañeros de trabajo, clientes o proveedores. Además, su distribución por carpetas es muy intuitiva.
- Google Meet: es una aplicación de videollamadas que permite compartir pantalla y grabar las sesiones. Incluso existe una versión especial de educación para dar clases online.
- Google Chat: es una herramienta ideal para comunicarte con tus compañeros en el día a día, ya que puedes hablar con ellos individualmente o por grupos. Es una manera muy fluida de colaborar, ya que se puede compartir chats, archivos y tareas.
- Google Docs: los más frecuentes son los documentos, las hojas de cálculo, las presentaciones y los formularios. Son similares a los programas del paquete office, solo que estos te permiten colaborar en tiempo real con otras personas e incluyen algunas funcionalidades extra.
Además, cabe destacar que cada una de las herramientas de Google Workspace existen tanto en versión de escritorio como en aplicación móvil para que las puedas usar desde el dispositivo que prefieras.
Beneficios de Google Workspace
Ahora que ya sabes cuáles son las principales herramientas de Google Workspace, veamos qué beneficios tiene contratar este paquete de aplicaciones:
- Seguro: Google Workspace cuenta con los más altos estándares de seguridad, por lo que podrás dormir tranquilo por tener todos los datos de tu empresa a salvo, aunque trabajes en la red la mayoría del tiempo.
- Fácil de usar: si sabes encender un ordenador, probablemente sepas usar cualquier herramienta de Google Workspace, ya que están diseñadas para ser intuitivas y tener una curva de aprendizaje muy pequeña.
- Colaborativo: puedes trabajar en tiempo real con cualquier compañero, cliente o proveedor esté donde esté y de una manera realmente sencilla.
- Personalizable: puedes configurar cada una de las aplicaciones totalmente a tu gusto en función de las necesidades de tu empresa.
- Rápido: podrás ahorrar una gran cantidad de tiempo gracias a su estabilidad y sus guardados automáticos, algo que otros proveedores de documentos no ofrecen.
- Multidispositivo: puedes salir de la oficina en una reunión de Google Meet y continuarla desde el móvil o ver por la tablet el mismo documento que tenías en el ordenador.
- Ahorro en coste: como toda la información está en la nube, la empresa no necesita invertir en infraestructuras locales que son más caras de adquirir y mantener.
¿Google Workspace o Microsoft 365?
El competidor más directo a Google Workspace es Microsoft 365, que existe desde 1990 y ha ido evolucionando hasta la actualidad. Algunas de las herramientas, de hecho, tienen su equivalente en la versión de Microsoft. Por ejemplo, Microsoft Word en lugar de Google Docs o Outlook en lugar de Gmail.
En cuanto al alojamiento de datos en la nube y la colaboración en tiempo real, ambas soluciones son similares, ya que las carpetas y los archivos se pueden sincronizar para que ambas partes puedan trabajar conjuntamente. Por otro lado, Google Workspaces ofrece Google Meet para las videollamadas y Microsoft ofrece Skype for Business.
Para terminar, en el caso de que tengas algún problema, ambas suites tienen soporte vía email y teléfono. En definitiva, son paquetes similares, así que tendrás que ver cuál de los dos se adapta mejor a las características de tu organización.
¿Merece la pena contratar Google Workspace?
Ahora bien, pensarás que por qué vas a pagar por algo que ya existe gratuitamente, ya que cada una de las herramientas de Google Workspace funciona también con una versión que no es de pago.
Lo cierto es que cuando comiences a pagar por esta suite tendrás una serie de ventajas que no están incluidas en la versión gratuita. Por ejemplo, puedes personalizar el dominio de tu correo de empresa, algo que es fundamental para la imagen de cualquier negocio. Además, tendrás un mayor almacenamiento en Google Drive, ya que la versión gratuita ofrece 15 GB mientras que la versión de pago más pequeña ya te ofrece 30 GB.
En cuanto a la seguridad, pagar por Google Workspace te da opciones de seguridad adicionales, como autenticación en dos pasos e inicio de sesión único. Hablando de las videollamadas, puedes acceder a Google Meet for Education o grabar las sesiones. Asimismo, en Google Chat se pueden crear bots que agilicen el trabajo.
Por último, cabe destacar que Google Workspace tiene cuatro planes diferentes en función de las necesidades de tu empresa: Starter, Standard, Business y Enterprise, por lo que pagando muy poco puedes acceder a sus ventajas. Además, hay un periodo de prueba de 14 días para que lo pruebes con total libertad y veas si realmente es lo que estás buscando.
Como has podido comprobar a lo largo del artículo, Google Workspaces es una suite súper completa con la que tendrás una herramienta disponible para cada necesidad de tu empresa. Asimismo, aunque existe una versión gratuita de cada una de estas aplicaciones, debes sopesar si merece la pena contratar la versión de pago.
