Analizar antes de implantar. Automatizar con criterio. Conectar lo que ya utilizas. Elegimos el punto de partida según tu proceso, no al revés.
Entender dónde puede aportar valor la IA antes de decidir qué implantar. Para equipos que quieren mejorar su forma de trabajar, pero necesitan concretar por dónde empezar.
Transformar tareas repetitivas en flujos conectados, con reglas y supervisión. Para negocios que gestionan solicitudes, documentos o datos de forma manual y repetitiva.
Hacer que la información llegue donde hace falta, sin volver a introducirla. Para empresas cuyos departamentos trabajan con herramientas que no comparten bien la información.
Algunas de las plataformas con las que solemos trabajar. Lo importante no es la lista, sino cómo fluye la información entre ellas.
También desarrollamos APIs a medida y conectores con tu ERP o software de gestión.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios
Entra la llamada en Zadarma.
Al colgar, Zadarma avisa a n8n y le pasa la grabación.
La IA transcribe la conversación.
La IA resume y extrae los datos: nombre, dirección, qué necesita y urgencia.
La IA clasifica la llamada: presupuesto / incidencia / factura / otros.
n8n busca el teléfono en Odoo → ¿existe el contacto? No: lo crea.
Se crea la oportunidad (o un ticket, si es incidencia) con el resumen y la grabación adjuntos.
Se asigna al comercial según zona o servicio.
WhatsApp al comercial con el resumen y un botón para llamar.
Se crea la tarea “Llamar en 2 h” en su calendario de Outlook.
¿No la marca como hecha en 2 h? Recordatorio y, si sigue sin hacerse, escalado al responsable.
Rama llamada perdida: WhatsApp automático al cliente con el mensaje “Hemos visto tu llamada, te llamamos antes de las X” y se crea el lead igualmente.
Resultado: Oportunidad asignada y seguimiento registrado.
La factura llega al buzón facturas@.
n8n detecta el PDF adjunto.
La IA extrae CIF, número, base, IVA, total y vencimiento.
Busca el proveedor en Odoo → ¿no existe? Aviso para darlo de alta.
Cruza la factura con el pedido de compra y el albarán.
¿Cuadra? Sí: se crea el borrador de factura en Odoo / No: aviso en Teams con la diferencia marcada (por ejemplo, 3 unidades de más o 12 € de diferencia).
El PDF se archiva en SharePoint: /Proveedores/2026/Nombre/.
El vencimiento pasa a la previsión de pagos.
El día antes del pago, se prepara la propuesta de remesa.
Administración la aprueba en Teams con un clic.
Resultado: Factura archivada y propuesta de pago aprobada por administración.
Cada mañana se importa el extracto (sincronización bancaria o fichero Norma 43).
La IA casa cada movimiento con su factura por importe, fecha, referencia y nombre del ordenante.
¿Coincidencia segura? Se concilia sola.
¿Dudosa? Propone 2-3 facturas candidatas para que alguien valide.
¿Sin coincidencia? Va a la lista de pendientes.
Facturas vencidas y no cobradas:
día +3: email recordatorio con la factura adjunta
día +10: WhatsApp al cliente
día +20: aviso al comercial para que llame
día +30: aviso a gerencia
Cada lunes, informe de tesorería: cobrado, pendiente y previsión a 30 días.
Resultado: Cobros conciliados, pendientes visibles y previsión de tesorería.
El repartidor hace una foto al albarán firmado y la envía por WhatsApp.
n8n la recibe.
La IA lee el número de albarán, comprueba que hay firma y detecta anotaciones (“falta 1 caja”).
Se marca el pedido como entregado en Odoo y se adjunta la foto.
¿Incidencia anotada? Sí: ticket y aviso a almacén.
¿Hay albaranes sin foto 24 h después de la entrega? WhatsApp al repartidor.
A fin de mes, factura agrupada con todos los albaranes del cliente.
Envío al cliente por email, con los albaranes adjuntos.
La factura entra en el flujo de cobros (flujo 3).
Resultado: Entrega documentada, factura agrupada y seguimiento de cobro.
La oportunidad pasa a “Visita”.
Cita en el calendario del técnico.
WhatsApp al cliente el día antes con la hora de la visita.
En la visita, el técnico graba notas de voz.
La IA transcribe y convierte las notas en partidas.
Se genera el borrador de presupuesto en Odoo.
Revisión humana de precios.
Envío con firma online.
¿Sin respuesta a los 5 días? WhatsApp de seguimiento.
¿Aceptado? Se crea el proyecto con sus tareas, el pedido de material al proveedor y la factura de anticipo.
¿Rechazado? La IA pregunta el motivo y lo registra (precio, plazo, competencia).
Resultado: Presupuesto revisado y aceptación conectada con proyecto, compras y anticipo.
Orden de trabajo en Odoo.
WhatsApp al técnico con la dirección, el contacto y el historial del cliente.
Al terminar, el técnico manda un audio y fotos.
La IA lo transcribe y lo convierte en parte con horas y material usado.
Firma del cliente en el móvil.
Descuento del material del stock.
Factura automática.
Encuesta por WhatsApp: “¿Del 1 al 5?”
¿Nota ≤ 3? Aviso a gerencia. ¿Nota 5? Envío del enlace para dejar reseña en Google.
Resultado: Trabajo firmado, stock actualizado y factura emitida.
El día 1, n8n revisa todo el mes.
Busca huecos: facturas sin PDF, movimientos sin conciliar, albaranes sin facturar.
¿Faltan cosas? Lista a administración y recordatorio cada 2 días.
Cuando todo está completo, se genera el paquete: facturas emitidas, facturas recibidas, extractos y resumen de IVA.
Envío a la gestoría y archivo en SharePoint.
Confirmación de recepción.
Resultado: Documentación mensual completa, archivada y recibida por la gestoría.
Marcas de sus respectivos propietarios. La mención es ilustrativa y no implica ninguna colaboración.
Si todavía no tienes claro qué mejorar, empezamos por el diagnóstico. Si ya conoces una tarea repetitiva y sus reglas, podemos estudiar una automatización concreta. Si el problema está en información duplicada o dispersa, revisamos las conexiones entre sistemas.
Diagnóstico e implantación no son lo mismo: el primero concreta el problema y propone un alcance; la segunda desarrolla, prueba y pone en marcha la solución acordada. La propuesta define los entregables y responsabilidades de cada fase.
Un ejemplo hipotético: antes de automatizar la recepción de pedidos, comprobaríamos cómo llegan, qué información falta y quién autoriza los cambios. Solo entonces decidiríamos si hacen falta reglas, IA o una integración.
Todo empieza por entender cómo trabajas hoy. Cuéntanos dónde se atasca el proceso y qué te gustaría cambiar.