La productivitat i la col·laboració són dos elements essencials a qualsevol empresa, així que Google ofereix un paquet d’eines que puguin ajudar els negocis a ser millors en diferents àmbits. Es diu Google Workspace i en aquest article t’explicarem totes les aplicacions que pots utilitzar i com beneficien la teva empresa. Anem allà!
Aplicacions de Google Workspace
En contractar Google Workspace, abans conegut com a G-Suite, adquireixes un conjunt d’aplicacions que aporten solucions a diferents problemàtiques del teu negoci. Aquestes són les eines més importants:
- Gmail: tindràs un correu personalitzat de la teva empresa de l’estil nom@la tevaempresa.com. A més, a través d’aquest servei també es poden fer trucades, videotrucades, xatejar, compartir fitxers o assignar tasques. En cas que tinguis un altre proveïdor de correu i vulguis canviar-lo, Gmail et permet fer la migració de manera senzilla.
- Google Calendar: s’integra amb la resta de les aplicacions de Google Workspace, de manera que et pots organitzar molt bé i consultar la disponibilitat dels teus companys en un moment determinat. Així mateix, t’arribarà una notificació avisant-te de diferents esdeveniments com a reunions o altre tipus de compromisos.
- Google Drive: et permet emmagatzemar tot tipus de fitxers al núvol i alhora compartir-los amb companys de treball, clients o proveïdors. A més, la distribució per carpetes és molt intuïtiva.
- Google Meet: és una aplicació de videotrucades que permet compartir pantalla i gravar les sessions. Fins i tot hi ha una versió especial d’educació per fer classes en línia.
- Google Chat: és una eina ideal per comunicar-te amb els teus companys en el dia a dia, ja que hi pots parlar individualment o per grups. És una manera molt fluida de col·laborar, ja que es pot compartir xats, fitxers i tasques.
- Google Docs: els més freqüents són els documents, els fulls de càlcul, les presentacions i els formularis. Són similars als programes del paquet office, però aquests et permeten col·laborar en temps real amb altres persones i inclouen algunes funcionalitats extra.
A més, cal destacar que cadascuna de les eines de Google Workspace existeixen tant en versió d’escriptori com en aplicació mòbil perquè les puguis fer servir des del dispositiu que prefereixis.
Beneficis de Google Workspace
Ara que ja sabeu quines són les principals eines de Google Workspace, vegem quins beneficis té contractar aquest paquet d’aplicacions:
- Segur: Google Workspace compta amb els més alts estàndards de seguretat, de manera que podràs dormir tranquil per tenir totes les dades de la teva empresa fora de perill, encara que treballis a la xarxa la majoria del temps.
- Fàcil d’usar: si saps encendre un ordinador, probablement sàpigues fer servir qualsevol eina de Google Workspace, ja que estan dissenyades per ser intuïtives i tenir una corba d’aprenentatge molt petita.
- Col·laboratiu: pots treballar en temps real amb qualsevol company, client o proveïdor sigui on sigui i d’una manera realment senzilla.
- Personalitzable: pots configurar cadascuna de les aplicacions totalment al teu gust en funció de les necessitats de la teva empresa.
- Ràpid: podràs estalviar una gran quantitat de temps gràcies a la seva estabilitat i guardats automàtics, cosa que altres proveïdors de documents no ofereixen.
- Multidispositiu: podeu sortir de l’oficina en una reunió de Google Meet i continuar des del mòbil o veure per la tauleta el mateix document que tenies a l’ordinador.
- Estalvi en cost: com que tota la informació és al núvol, l’empresa no necessita invertir en infraestructures locals que són més cares d’adquirir i mantenir.
Google Workspace o Microsoft 365?
El competidor més directe a Google Workspace és Microsoft 365, que existeix des del 1990 i ha anat evolucionant fins a l’actualitat. Algunes de les eines, de fet, tenen el seu equivalent a la versió de Microsoft. Per exemple, Microsoft Word en comptes de Google Docs o Outlook en lloc de Gmail.
Pel que fa a l’allotjament de dades al núvol i la col·laboració en temps real, les dues solucions són similars, ja que les carpetes i els arxius es poden sincronitzar perquè les dues parts puguin treballar conjuntament. D’altra banda, Google Workspaces ofereix Google Meet per a les trucades de vídeo i Microsoft ofereix Skype for Business.
Per acabar, en cas que tinguis algun problema, ambdues suites tenen suport via email i telèfon. En definitiva, són paquets similars, així que hauràs de veure quin dels dos s’adapta millor a les característiques de la teva organització.
Val la pena contractar Google Workspace?
Ara bé, pensaràs que per què pagaràs per alguna cosa que ja existeix gratuïtament, ja que cadascuna de les eines de Google Workspace funciona també amb una versió que no és de pagament.
La veritat és que quan comencis a pagar per aquesta suite tindràs una sèrie d’avantatges que no estan inclosos a la versió gratuïta. Per exemple, podeu personalitzar el domini del vostre correu d’empresa, cosa que és fonamental per a la imatge de qualsevol negoci. A més, tindràs més emmagatzematge a Google Drive, ja que la versió gratuïta ofereix 15 GB mentre que la versió de pagament més petita ja t’ofereix 30 GB.
Quant a la seguretat, pagar per Google Workspace et dóna opcions de seguretat addicionals, com ara autenticació en dos passos i inici de sessió únic. Parlant de les trucades de vídeo, pots accedir a Google Meet for Education o gravar les sessions. Així mateix, a Google Chat es poden crear bots que agilitzin la feina.
Finalment, cal destacar que Google Workspace té quatre plans diferents en funció de les necessitats de la teva empresa: Starter, Standard, Business i Enterprise, per això pagant molt poc pots accedir als seus avantatges. A més, hi ha un període de prova de 14 dies perquè ho provis amb total llibertat i vegis si realment és el que estàs buscant.
Com heu pogut comprovar al llarg de l’article, Google Workspaces és una suite súper completa amb la qual tindreu una eina disponible per a cada necessitat de la vostra empresa. Així mateix, encara que hi ha una versió gratuïta de cadascuna d’aquestes aplicacions, has de sospesar si val la pena contractar la versió de pagament.
